Exmar verslag 2025

3.3 SOCIAAL 120 3.3.2.4 KLACHTENMECHANISME Bij EXMAR zetten we ons in om elke materiële negatieve impact op onze eigen werknemers snel en effectief aan te pakken. Onze aanpak is gebaseerd op duidelijke, toegankelijke klachtenmechanismen, waaronder anonieme meldingssystemen en directe communicatiekanalen. Op deze manier zorgen we ervoor dat werknemers hun zorgen veilig en zonder aarzeling kunnen uiten. We geven prioriteit aan het begrijpen van de behoeften en zorgen van werknemers en betrekken directe managers om, waar nodig, oplossingen te faciliteren en ondersteuning te bieden. Onze werknemers hebben toegang tot meerdere kanalen om hun zorgen of behoeften kenbaar te maken. Over het algemeen staat het Human Resources-team klaar om zorgen weg te nemen en advies te geven. We voeren een open-deurbeleid, waarbij werknemers worden aangemoedigd om op elk moment rechtstreeks contact op te nemen met management. Onze kantoormedewerkers kunnen hun zorgen kenbaar maken en ideeën delen met hun eigen management, ad hoc of tijdens regelmatige vergaderingen. Zeevarenden kunnen altijd rechtstreeks contact opnemen met de kapitein van het schip, de persoon die het uiteindelijke bevel voert en die de schakel is tussen schip en wal, of met een aangewezen persoon aan wal (‘Designated Person Ashore’ - DPA). Daarnaast zijn anonieme meldingskanalen en een externe preventiedienst beschikbaar, die de vertrouwelijkheid van gevoelige zaken en een effectieve opvolging van klachten garanderen. Ten slotte is er speciaal voor zeevarenden een formele klachtenprocedure ingesteld, waarbij een klachtenteam nauwlettend toezicht houdt op meldingen en deze behandelt, om te zorgen voor tijdige en effectieve oplossingen. Beide procedures worden gedetailleerd beschreven in ons werkreglement (voor kantoorpersoneel) en onze klachtenprocedure (voor zeevarenden) en worden vermeld in ons klokkenluidersbeleid. Deze documenten bevatten duidelijke, vertrouwelijke en formele methoden voor het melden en behandelen van klachten en grieven. Ze zorgen er ook voor dat alle personen die een zorg of klacht indienen, worden beschermd tegen elke vorm van vergelding – een essentieel elementen in elke klachtenprocedure. Kantoormedewerkers worden tijdens hun introductie geïnformeerd over de procedure; zeevarenden ontvangen een kopie hiervan samen met hun arbeidsovereenkomst. Daarnaast vergroten we het bewustzijn van de beschikbare methoden door middel van bezoeken aan boord en bemanningsvergaderingen. Eventuele latere updates of wijzigingen in de documenten worden steeds gecommuniceerd om transparantie en bewustzijn te waarborgen. In het algemeen houden we nauwlettend toezicht op meldingen en daarmee samenhangende corrigerende maatregelen en de tijdige afhandeling daarvan. We voeren ook vervolggesprekken met de betrokken partijen om de effectiviteit van onze mechanismen te controleren. 3.3.2.5 COLLECTIEVE ARBEIDSOVEREENKOMSTEN In de bovenstaande teksten zijn de vrijheid van vereniging en collectieve arbeidsovereenkomsten (CAOs) al een paar keer genoemd, bijvoorbeeld als een belangrijk arbeidsrecht. Onze kantoormedewerkers zijn vrij om zich aan te sluiten bij de vakbond van hun keuze. Voor zeevarenden neemt EXMAR regelmatig deel aan vergaderingen tussen de Redersvereniging en vakbonden in België. Tijdens deze bijeenkomsten worden de arbeidsvoorwaarden en sociale zekerheidsuitkeringen voor zeevarenden aan boord van Belgische, maar ook andere vlaggenschepen besproken, met collectieve overeenkomsten als resultaat. Onze werknemers worden niet vertegenwoordigd door een Europese ondernemingsraad, aangezien dit voor EXMAR niet formeel vereist is. We blijven ons echter inzetten voor een open dialoog en constructieve betrokkenheid met ons personeel via andere communicatie- en feedbackmechanismen. Als we naar de cijfers kijken, valt 79.08% van onze werknemers momenteel onder een CAO, waardoor zij profiteren van onderhandelde voorwaarden op het gebied van lonen, arbeidsomstandigheden, secundaire arbeidsvoorwaarden en andere werkgerelateerde zaken. Dit omvat zowel kantoormedewerkers in de Belgische en Franse kantoren als alle zeevarenden. Dit percentage ligt lager dan in 2024, met een dekking van 85.93%. De onderstaande tabel geeft een overzicht van de CAO-dekking alsook vertegenwoordiging op de werkplek in verschillende regio's. Deze gegevens zijn verzameld via een speciale tool voor onze zeevarenden – Adonis – en een interne tool voor onze kantoormedewerkers. De berekening is alleen uitgevoerd voor landen met meer dan 10% van ons totale aantal werknemers, dus 140 werknemers, en is berekend via volgende formule: # werknemers met CAO-dekking of vertegenwoordiging op de werkplek in een land of regio -------------------------------------------------------- totaal aantal werknemers in dat land of die regio